5 principais problemas das empresas com impressão

Conheça os problemas de impressão mais comuns e saiba como atender a demanda de sua empresa, evitando o desperdício

No dia a dia de uma empresa, os problemas de impressão são mais comuns do que imaginamos. Realizar uma boa gestão do parque de impressão é muito importante, pois ajuda não apenas a poupar recursos financeiros, mas a poupar recursos naturais. 

Mas a  gestão das impressoras não está apenas associada ao controle de impressões e cópias. Ela vai muito além – está relacionada ao consumo de toners, cartuchos e à manutenção preventiva. Esses cuidados podem evitar muitos problemas de impressão e gerar economia. 

Confira, a seguir, 5 dicas que podem minimizar os gastos relacionados aos problemas de impressão:

• Equipamentos com tecnologia de ponta

Atualmente, é possível encontrar impressoras de mesa simples que custem em torno de R$ 300. Como as empresas, normalmente, executam um volume razoável ou alto de impressões, investir nessas impressora caseiras pode não ser um bom negócio. 

Um dos motivos é que esse tipo de impressora pode não aguentar a alta demanda e acabar quebrando com frequência. 

Por isso, faça uma boa pesquisa e invista em uma impressora profissional a laser, que atenda as demandas de sua empresa.

• Controle de impressão

Se na empresa não há controle e gestão do acesso de colaboradores às impressoras, é muito provável que a utilização seja realizada sem critérios e de maneira pouco econômica. 

Considerando empresas de grande porte, em que o controle manual se torna impraticável, recomenda-se a terceirização do serviço de impressão, por meio de uma empresa de outsourcing. Desta forma, a empresa contratada que ficará responsável por gerenciar e controlar o uso da impressora para emissão de cópias, impressões e digitalizações, gerando relatórios automáticos e precisos para os gestores.

Com esse relatório em mãos, é possível analisar os departamentos que mais consomem, avaliando a necessidade de um controle e adotar atitudes que minimizem o desperdício. 

• Suprimentos de qualidade

Dentre os problemas observados na impressão, destacamos a má gestão de cartuchos e toners. Muitas vezes, a gestão destes suprimentos não está adequada ao estoque da empresa. 

Por exemplo, ter suprimentos em excesso no estoque pode fazer com que a data de validade deles expire, gerando prejuízos. Agora, a falta deles no estoque também é prejudicial, pois além de gerar compra emergencial e desordenada, causará paralisação em diversos setores da empresa. 

Por isso, o ideal é fazer parceria com uma fornecedora de toners e cilindros, como a Paulimac. Nossos representantes podem lhe ajudar com o seu gerenciamento de estoque, comunicando a hora exata para encomendar novos suprimentos.

Como comprar suprimentos?

• Manutenção preventiva

O tempo, o manuseio pelos funcionários e o desgaste natural podem ser tonar um problema. Com a devida manutenção rotineira dos equipamentos, chamada de manutenção preventiva, é possível identificar problemas específicos que poderão ser ajustados sem prejudicar a empresa, além de aumentar a vida útil das impressoras. 

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• Visualização prévia da impressão

Pode não parecer, mas utilizar o recurso de visualização do arquivo antes da impressão é uma forma de evitar o desperdício. Ao verificar formatação, dimensões do arquivo, quantidade de páginas e usar a opção frente e verso quando possível, você evita que os documentos sejam impressos de maneira errada. 

Vale a pena sempre lembrar que ao imprimir apenas o necessário você está cumprindo sua parte no que diz respeito à responsabilidade socioambiental. Ensine seus colaboradores, treine-os para a boa gestão das impressoras. Assim, você evita problemas e despesas desnecessárias. 

Dúvidas? Fale com a Paulimac!